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阅读 232 次 新形势下基建档案管理创新

摘要:基建档案反映基建工程项目的真实面貌,基建档案管理工作是基建工程项目管理的重要组成部分之一,是一项对历史负责,为现实服务,替未来着想的工作。基建档案是进行整体规划和建设管理的重要资源,是基本建设活动中产生的重要原始凭证和依据。本文针对当前基建档案建设工作中存在的主要问题及原因进行分析,并对解决这些问题的具体做法进行探讨,提出了加强基建档案科学化管理的建议。...

 新形势下基建档案管理创新

马慧

陕西省建筑科学研究院

    随着单位的快速发展,基本建设步入发展时期,要花大量资金投入到征地、建设、原办公楼维修与改造、生活辅助用房及配套基础设施道路、地下管道和环境绿化,等一系列基本建设。建设过程中产生了大量有保存价值的基建档案资料,基建工程档案资料是研究院档案的重要组成部分,它不仅是基建工作真实记录,而且是以后发展过程中建设规划、管理及改扩建、维修的重要依据。它记录了建设发展的历史轨迹,其实际保存价值应该受到重视。基建部门工程档案涉及规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门,但建设单位作为工程项目管理的主体,自然要做好基建档案管理工作。为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材,它不仅服务于今天更有利于将来。面对发展机遇,国家工程项目建设管理体制改革进一步深化,也颁布了一系列工程项目管理和工程档案管理法规、标准,在传统的基建档案管理工作中同时产生了问题和困难。

    一、基建档案主要内容和特点 

   1、基建档案作为建设活动中形成的第一手材料,是高校基本建设图纸、文字记录、工程价款结算书、审计结论以及后期使用过程中的维修、翻修改造等有关技术资料。基建档案是指在基建管理和基建工程项目建设活动过程中直接形成的,具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。是各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设,从立项准备到工程竣工验收全过程直接形成的文件材料。一套完整的基本建设项目档案资料包括了工程项目每一个环节的文字或图纸记录。

    2、基建档案的特点

  (1)专业性 

   基建档案的形成和内容具有鲜明的专业特征。基本建设过程涉及到设计、勘探、施 工、安装、消防等专业技术活动中产生的历史记录是唯一的,也是今后维修、验收、审查唯一依据。  

   (2)成套性  

    完整的基本建设项目档案形成,需要每一个环节的文字或图纸记录,完整性决定每一个单项工程与整体工程项目之间的档案文件材料是一个相对独立而又不可分割的有机整体。

   (3)现实性 

   基本建设完成后,建筑物的结构、性质等方面可以在档案中体现,建筑物的产权认定及以后维修、扩建、改建、解决土地纠纷和相关管理工作,基建档案也起到证明作用。

   (4)周期长 

    档案要收集从项目的立项、设计、招投标、施工、竣工验收、结算等多个阶段形成的第一手资料。归档工作随着工程项目竣工结算才能完结,持续时间长,一般为1-2年,大型项目2年或更长时间,时间跨度不可预见。  

    二、基建档案管理的意义 

    1、记录建设历史 

    基建档案承载了基本建设大量的信息,它真实地记载了内各类建筑物、构筑物及地上、地下各种管线等基本建设的规划、设计、招投标、施工以及使用过程中的维护等实际经过的详细资料。它是从征地、地质勘察、图纸设计、施工合同、监理合同、施工组织、竣工验收到各类来往文件、变更签证、图表、数据等第一手资料。 

     2、法律凭证效用。

    基建档案记载了房产、地产以及设 备产权形成的全过程,是界定产权关系的法律依据和法定根据,俗话说的好:“空口无凭,立字为 证”。基建档案是一个建设过程中形成的所有资料,包含各种文件、合同、凭证、函件、图纸、预算、记录等技术资料,它客观地记载当时的历史情况,反映基本建设的完整过程,这些技术资料具有凭证作用,可以避免和解决产权纠纷。

    3、对续建和发展具有参考作用 

    完整系统的基建档案会给后来的建设者提供翔实的基础资料。技术人员通过查阅历史资料,在新建、扩建、改建等工程图纸的设计工作中汲取精华、去其糟粕,建设过程不走弯路,节省时间,提高效率。如大楼加层,假设该楼的基础设计承载7层的荷载,当时由于资金不足仅建了4层,那么可以直接查阅原始图纸资料,根据设计图纸直接施工。 

    4、在建设过程中可以重复利用 

   档案的信息价值不仅是项目建设历史的真实记录,而且是工程使用过程中的维护、改造和将来学校建设的重要依据。工程建设档案具备这样的特征,可以重复利用或参考。工程设计档案已经过实践的考验,通用性很强的设计标准图整理归档后,重复利用不仅可以缩短建设时间,而且还能节省劳动耗费,同时也提高工作效益及建设项目的经济效益。  

    三、基建档案管理存在的问题  

    1、档案管理意识淡薄资料收集不齐全 

   基建档案涉及建设方、招投标、监理、施工等多个部门、施工程序复杂、时间跨度大,直接导致基建档案成为工程项目管理工作中的滞后点和难点。参与工程建设的各个主体单位,只重视工程进度、工程质量等硬性指标的效果,对表示工程形象进度的阶段性资料不收集、不整理。在项目竣工接近验收时采取补救措施,按照以往工作惯例编制资料,交到建设单位的资料不能真实反映施工现场实际数据。例如建设单位在施工时不慎将地下管道挖断的事经常发生,不是因为技术人员不懂业务而是没有反应施工现场的真实记载资料可以参考。好多地下管网经过多年的建设后,逐步丰富和错乱起来,自来水管线、天然气管线、电缆管线、暖气管线、雨污水管线等相互交错形成一个蜘蛛网,到最后没有一套完整的综合所有专业的管网图。建设历史悠久的办公环境,管网图成了某些技术人员脑子里的记忆,随用随想,时间久了,当年的现场技术人员退休后,这样的记忆信息就丢失了,给后期的维修和日常使用带来很大的麻烦。 

    2、档案缺乏有效管理机制资料编制质量偏低 

    大多数基建档案的管理没有严格的标准、规范或制度可以执行,普遍存在管理意识较差的现象。如果参建的施工单位技术水平、管理水平不高,工程资料归档意识薄弱,对于要归档的资料纯属应付竣工资料的要求。竣工图是工程竣工验收后,真实反映建设工程项目施工结果的图样,它是真实、准确、完整反映和记录各种地下和地上建筑物、构筑物等的技术文件。许多施工单位不配备专职资料员,整理资料时也不严格按照相关规范执行,导致归档资料质量不高。竣工图编制不规范、标识不统一。有的施工单位在工程竣工交付使用后,资料还不能及时归档,严重影响了后期档案的完整性。 

    3、档案资料的数据内容缺乏准确性 

   施工过程中临时发生的变更,没有将这些变更的数据及时反映到竣工资料中,变更执行的程序也不规范,导致竣工资料存在误差或失实。档案管理人员只懂档案知识,没有工程项目建设相关的技术知识,难以确定归档资料能否反映工程竣工时的实际情况,判断不清是否图物相符,不能准确识别数据可靠性。 

    4、档案资料使用手段有待更新 

    传统的基建档案主要以纸质、实物为载体,易损坏也不便于管理和使用。建立基建档案的最终目的是为了利用,目前基建档案的利用,一般是使用者到档案室查阅或借阅,使用者登记借出档案原件。这种使用方法的弊端是,原件借出不能保证安全,一旦丢失不可补救;另一方面频繁使用,原件会破损。因此,传统的档案使用手段无法适应现代化发展的要求。  

    四、新形势下基建档案管理创新 

    1、领导重视是做好基建档案管理工作的关键。

    基建工程档案管理正逐步社会化、市场化、信息化,积极宣传《档案法》,正确认识基建档案重要性是提高基建工程管理和档案管理水平的关键和保证,以人为本,贯彻科学发展观,基建档案人员应做好档案管理工作,变被动为主动,使档案人员和各级领导达成共识,齐抓共管,提供基建档案管理水平。

     2、增强基建部门收集档案的责任感。

     随着我国加入WTO,与国际惯例接轨,重点工程逐渐增多,应根据国情和单位基建工程情况以及国际先进管理模式,实行基建档案现代化专业管理模式,制定基建档案各项规章制度,依法治档,按照国际质量管理体系实行规范化、标准化、科学化管理,基建档案工作涵盖了工程项目的立项、勘察、测绘、初步设计、施工、竣工验收、评优选优等阶段,基建档案业务工作包括收集、鉴定、整理立卷、利用、保管等内容,细化各项制度并真正落实到部门和人员工作中,保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。基建档案基础设施建设是基建档案工作发展的物质条件,档案人员应主动汇报基建档案工作情况,及时就当前档案工作出现的问题向领导说明配置设备设施的必要性,争取各级领导的支持,设置符合要求的档案库房,配备档案保管必须的“八防”设备,提高基建档案工作环境条件。

    3、明确职责、及时收集、确保档案工作有效落实。

    加强基建档案的收集工作,基建工程各阶段相互衔接,一个环节连着一个环节,档案资料收集不完整,可能影响其他阶段工作的开展,所以,制定基建档案收集范围、归档质量要求、归档时间等规定的具体分解图表,抓住工程关键阶段进行收集,档案部门要实行全过程跟踪服务,改进工作方法和态度,贯彻落实基建档案工作的规定和措施,采取业主负责制、奖惩制、岗位责任制等工作机制,分工明确,责任到人,确保各参建单位履行基建档案归档移交的责任。建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制,在签订合同时,明确需移交的基建档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项,并规定工程款的百分之五作为基建档案归档的准备金,不提交齐全完整的基建档案不予付款,有效的控制、监督、检查基建档案的质量。

    4、采取基建档案工作“三纳入”、“四同步”措施。

即基建档案工作纳入基建工程计划中,纳入基建工程规章制度中,纳入岗位责任制中;基建档案工作与基建工程立项同步,与基建工程建设进度同步,与基建工程工作检查同步,与基建工程竣工验收同步。保证基建档案归档工作顺利进行,从而保证了基建工程质量。

    5、基建档案整理立卷质量是基建档案管理和利用工作的保证。

    参建单位应严格做好职责范围内的基建档案整理、组卷、编目、保管、利用工作,遵循基建档案的形成规律,保持档案资料有机联系,单项工程又相互独立,便于利用的原则,构成分类清晰、连续成套的一个整体。通过工程项目技术会议、技术交底等形式,解决基建档案工作问题,形成工作会议纪要、档案工作总结、简报等文件,得到有效的沟通和效果,采取档案工作专家现场演示、业务咨询等方式,对基建档案业务工作进行指导,规范基建档案整理立卷工作,统一基建档案管理标准、操作方法。

    6、做好基建档案开发利用工作,探索档案服务机制。

    基建档案利用工作是基建档案管理的目的和归宿,“今世赖之以知古,后世赖之以知今”,紧紧围绕单位中心任务,挖掘基建档案服务潜能,编制档案检索工具和编研材料,提高档案利用率,充分发挥基建档案的作用,为单位和基建工程各部门提供档案服务。

    7、做好基建档案验收、报送工作。

    国家档案局颁布了《建设项目(工程)档案验收办法》,加强基建档案资料的管理,贯彻基建档案备案制度、验收制度、执行基建档案工作检查、预验收步骤,基建档案必须经城建档案管理部门验收合格后,才可进行基建工程的竣工验收,工程竣工验收后3个月内做好基建档案的移交工作,通过基建档案验收工作,提高了基建工程管理和档案管理水平。

    8、加强档案管理人员业务培训,提升专业化管理水平 

    档案管理部门应有针对性地加强基建档案管理人员的业务培训,让管理人员学习相关理论知识,领会现代化管理的业务要求标准,鼓励档案管理人员从思想上接收新方法、新理论,摈弃传统的陈旧管理模式。档案管理人员不但要了解基建专业基础知识,更要熟悉工程项目建设流程,知道基建档案中四大部分资料即工程准备阶段资料、监理资料。与时俱进,学习基建档案业务、管理理论和方法、网络和计算机知识,培养现代复合型人才。档案人员应树立服务第一的意识,找准途径,扎实工作,己所不欲,勿施于人。

    9、逐步完善基建档案现代化管理 

    信息化时代,给基建档案工作带来了新的课题,基建档案管理应推行计算机管理技术,适应基建工程项目现代管理模式,探索基建档案信息资源体系,根据基建工程和单位信息化管理实际情况,使用档案管理软件,实行基建档案网络远程传输、查阅、保管,逐步实现电子档案的收集、保管、利用工作规范、有序,建立电子档案数据库,提高基建档案管理效率。

    随着办公系统信息化与网络技术的普及,档案馆的管理模式也在逐步现代化,基建档案归档形式必须更新。因此,基建档案管理工作,必须从传统手工作业方式向信息化管理过渡。采用科学、先进的应用软件进行档案信息的存储和利用,传统的纸质载体档案材料通过计算机信息系统管理转化为可以自动检索、网络化运用的技术。设计单位提供的设计成果除纸质的蓝图还要有电子版图纸;施工单位的工程变更可以直接在电子图纸上修改、标志,交存电子版竣工图纸;与建设有关的文件进行电子存档,建立电子目录。

    建筑项目的相关信息如工程名称、立项批文文件、工程规划建设许可证号、工程施工许可证号、施工单位名称、合同价、审计决算价、交付使用时间、竣工面积等内容,以建筑物为单位,逐一形成电子表格。在后期档案使用时可以直接检索、统计和查阅,同时可以实现远距离传递档案信息,提高工作效率。

    总之,基建档案反映基建工程项目的真实面貌,基建档案管理工作是基建工程项目管理的重要组成部分之一,是一项对历史负责,为现实服务,替未来着想的工作。在新的时代,紧密联系改革、技术、发展的新要求,档案人员应具有爱岗敬业、认真踏实的精神,做好基建档案管理工作,实现基建档案工作自身价值,为发展和谐社会和经济建设提供档案服务,提升单位管理水平和基建工程建设水平。

(本文来源:陕西省土木建筑学会    文径网络风险项目投资中心:刘红娟 尹维维 编辑   刘真 文径 审核)

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